Alternativa al foglio di calcolo
Dal foglio Excel e dal planning su carta a commesse e giri
Un foglio di calcolo regge finché i dati sono pochi e una sola persona li modifica. Ecco dove Toitrack cambia le cose, e quando conviene restare sul foglio.
Quando ha senso cambiare
Tre segnali che il foglio è arrivato al limite
Il foglio resta un ottimo strumento: il problema nasce quando diventa l'archivio di riferimento dell'azienda.
Due clienti, la stessa risorsa
Se nulla ti impedisce di assegnare la stessa risorsa a due clienti nello stesso periodo, serve un controllo che non dipenda da chi si ricorda.
Gli operatori ricopiano a fine giornata
Il giro sul foglio o su carta diventa un elenco di tappe per ogni operatore, che compila l'esito dal telefono invece di ricopiarlo a sera.
Fatture e registri con regole precise
Numerazione che non si cambia e rettifiche tracciate sono regole da far rispettare, non abitudini: un foglio libero non le impone.
Il confronto
Foglio di calcolo e Toitrack, voce per voce
Sette punti dove il foglio si rompe prima. A sinistra la situazione tipica, a destra cosa fa l'app e a quali condizioni.
| Criterio | Foglio di calcolo e planning su carta | Toitrack |
|---|---|---|
| Disponibilità delle risorse | Nulla impedisce di assegnare la stessa risorsa a due clienti nello stesso periodo: se ne accorge chi controlla a occhio. | L'assegnazione di una risorsa già prenotata nello stesso periodo, o ancora in campo, viene rifiutata: l'app mostra le risorse in conflitto, la commessa che le blocca e alcune alternative libere. |
| Più persone sugli stessi dati | Un file condiviso lascia che più persone modifichino le stesse righe. | Ogni persona ha un ruolo e vede e fa solo ciò che le compete, in base ai permessi. |
| Pianificare i giri | Il giro si costruisce a mano, con un ordine deciso a occhio. | Trascini le tappe sulla corsia di ogni operatore. «Distribuisci sulle corsie» propone l'assegnazione per zona e capacità; «Ottimizza km» propone un nuovo ordine, in linea d'aria e senza traffico. Servono i permessi di pianificazione. |
| Operatori in campo | Gli interventi si ricopiano a fine giornata, con il rischio di perdere foto e firme. | L'operatore compila checklist, esito e foto dall'app; il rapportino PDF si genera dall'intervento o in automatico, secondo la scelta dell'azienda. |
| Fatture | L'XML FatturaPA va costruito a parte, e in un foglio un numero si può cambiare senza lasciare traccia. | Il numero progressivo si assegna all'emissione, per anno; da lì la fattura non si modifica e si corregge con una nota di credito. L'XML FatturaPA è generato con un controllo dei dati mancanti e la fattura parte allo SdI dall'app. |
| Registro dei rifiuti | Per gli iscritti al RENTRI il registro è digitale e vale la tracciabilità delle rettifiche: verifica con il tuo consulente se un foglio può soddisfare i requisiti. | Con il modulo Rifiuti e un collegamento RENTRI attivo, rettifica e annullamento di una registrazione sono nuove registrazioni con il loro progressivo: la registrazione originale non cambia. |
| Aggiornare i clienti | Per sapere a che punto è un intervento il cliente telefona o scrive. | Il portale clienti, funzione del piano, mostra a ogni cliente i suoi interventi (tipo, stato e date), i documenti che l'azienda gli rende visibili e le segnalazioni aperte. Ogni cliente vede solo i propri dati. |
La colonna di sinistra descrive la situazione tipica di un foglio, non un'abitudine che vale per tutti. Le funzioni di Toitrack hanno condizioni (moduli, permessi, piano): sono indicate nelle righe e le verifichi sui tuoi casi nella prova gratuita.
Onestà prima di tutto
Quando Toitrack non fa per te
In questi casi il foglio di calcolo è la scelta giusta, o quasi.
Pochi clienti e una persona sola
Se gestisci poche commesse, nessun altro modifica il file e nessun documento ha valore fiscale o ambientale, un foglio può bastare.
Ti serve la libertà del foglio
Formule, tabelle pivot e analisi libere restano il mestiere di un foglio di calcolo. Toitrack ha elenchi con filtri e l'esportazione in Excel o PDF, ma non è un foglio libero.
Non puoi permetterti un periodo di passaggio
Per qualche settimana lavorerai su due fronti: i clienti si importano da file, ma risorse, commesse e storico si inseriscono nell'app. Se sei in alta stagione, valuta quando farlo.
Migrazione dei dati
Dal foglio a Toitrack, senza ribattere tutto
Ti diciamo con precisione cosa si importa da file e cosa si inserisce nell'app.
Clienti: import da file .xlsx
Scarichi il template in Impostazioni, sezione Dati, ci copi le colonne del tuo foglio e carichi il file: al massimo 1 MB e 500 righe. Vedi un'anteprima riga per riga (da creare, da aggiornare, scartata, errore, con il motivo) e nulla viene salvato finché non confermi. Serve il permesso «Gestione utenti del tenant».
Risorse: si creano nell'app
Per bagni, scarrabili, cisterne e le altre risorse non c'è un import da file. Si creano dall'elenco Risorse, anche più di una per volta indicando la quantità, entro il limite di risorse del tuo piano.
Commesse, fatture e registri passati
Non hanno un import da file: restano nel foglio, che conviene conservare. Le nuove commesse partono da Toitrack. Per gli obblighi di conservazione dei documenti già emessi, chiedi al tuo consulente.
Prova con i tuoi dati
La prova gratuita dura 14 giorni: importa i clienti, crea qualche risorsa e segui una commessa dal giro alla fattura, tenendo il foglio come riferimento.
I controlli dell'import comprendono email mancante o non valida, partita IVA e codice fiscale con cifra o carattere di controllo non validi, righe duplicate nel file ed email o partita IVA già in uso.
Domande frequenti
Prima di lasciare il foglio
Le domande che ci fanno più spesso chi parte da un foglio di calcolo.
Vuoi vedere i tuoi giri fuori dal foglio?
Provalo gratis per 14 giorni sui tuoi casi reali, con i clienti importati dal foglio che hai già.
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Per assistenza o una proposta personalizzata scrivici:info@toitrack.comWhatsApp +39 378 443 5327