--- title: "Alternativa a Excel per commesse e giri" description: "Dal foglio di calcolo e dal planning su carta a commesse, giri e operatori: disponibilità, fatture, rifiuti, migrazione e quando restare sul foglio." url: "https://www.toitrack.com/alternative/excel" lang: "it" --- Alternativa al foglio di calcolo # Dal foglio Excel e dal planning su carta a commesse e giri Un foglio di calcolo regge finché i dati sono pochi e una sola persona li modifica. Ecco dove Toitrack cambia le cose, e quando conviene restare sul foglio. Quando ha senso cambiare ## Tre segnali che il foglio è arrivato al limite Il foglio resta un ottimo strumento: il problema nasce quando diventa l'archivio di riferimento dell'azienda. ### Due clienti, la stessa risorsa Se nulla ti impedisce di assegnare la stessa risorsa a due clienti nello stesso periodo, serve un controllo che non dipenda da chi si ricorda. ### Gli operatori ricopiano a fine giornata Il giro sul foglio o su carta diventa un elenco di tappe per ogni operatore, che compila l'esito dal telefono invece di ricopiarlo a sera. ### Fatture e registri con regole precise Numerazione che non si cambia e rettifiche tracciate sono regole da far rispettare, non abitudini: un foglio libero non le impone. Il confronto ## Foglio di calcolo e Toitrack, voce per voce Sette punti dove il foglio si rompe prima. A sinistra la situazione tipica, a destra cosa fa l'app e a quali condizioni. | Criterio | Foglio di calcolo e planning su carta | Toitrack | | --- | --- | --- | | Disponibilità delle risorse | Nulla impedisce di assegnare la stessa risorsa a due clienti nello stesso periodo: se ne accorge chi controlla a occhio. | L'assegnazione di una risorsa già prenotata nello stesso periodo, o ancora in campo, viene rifiutata: l'app mostra le risorse in conflitto, la commessa che le blocca e alcune alternative libere. | | Più persone sugli stessi dati | Un file condiviso lascia che più persone modifichino le stesse righe. | Ogni persona ha un ruolo e vede e fa solo ciò che le compete, in base ai permessi. | | Pianificare i giri | Il giro si costruisce a mano, con un ordine deciso a occhio. | Trascini le tappe sulla corsia di ogni operatore. «Distribuisci sulle corsie» propone l'assegnazione per zona e capacità; «Ottimizza km» propone un nuovo ordine, in linea d'aria e senza traffico. Servono i permessi di pianificazione. | | Operatori in campo | Gli interventi si ricopiano a fine giornata, con il rischio di perdere foto e firme. | L'operatore compila checklist, esito e foto dall'app; il rapportino PDF si genera dall'intervento o in automatico, secondo la scelta dell'azienda. | | Fatture | L'XML FatturaPA va costruito a parte, e in un foglio un numero si può cambiare senza lasciare traccia. | Il numero progressivo si assegna all'emissione, per anno; da lì la fattura non si modifica e si corregge con una nota di credito. L'XML FatturaPA è generato con un controllo dei dati mancanti e la fattura parte allo SdI dall'app. | | Registro dei rifiuti | Per gli iscritti al RENTRI il registro è digitale e vale la tracciabilità delle rettifiche: verifica con il tuo consulente se un foglio può soddisfare i requisiti. | Con il modulo Rifiuti e un collegamento RENTRI attivo, rettifica e annullamento di una registrazione sono nuove registrazioni con il loro progressivo: la registrazione originale non cambia. | | Aggiornare i clienti | Per sapere a che punto è un intervento il cliente telefona o scrive. | Il portale clienti, funzione del piano, mostra a ogni cliente i suoi interventi (tipo, stato e date), i documenti che l'azienda gli rende visibili e le segnalazioni aperte. Ogni cliente vede solo i propri dati. | La colonna di sinistra descrive la situazione tipica di un foglio, non un'abitudine che vale per tutti. Le funzioni di Toitrack hanno condizioni (moduli, permessi, piano): sono indicate nelle righe e le verifichi sui tuoi casi nella prova gratuita. Onestà prima di tutto ## Quando Toitrack non fa per te In questi casi il foglio di calcolo è la scelta giusta, o quasi. - **Pochi clienti e una persona sola** Se gestisci poche commesse, nessun altro modifica il file e nessun documento ha valore fiscale o ambientale, un foglio può bastare. - **Ti serve la libertà del foglio** Formule, tabelle pivot e analisi libere restano il mestiere di un foglio di calcolo. Toitrack ha elenchi con filtri e l'esportazione in Excel o PDF, ma non è un foglio libero. - **Non puoi permetterti un periodo di passaggio** Per qualche settimana lavorerai su due fronti: i clienti si importano da file, ma risorse, commesse e storico si inseriscono nell'app. Se sei in alta stagione, valuta quando farlo. Migrazione dei dati ## Dal foglio a Toitrack, senza ribattere tutto Ti diciamo con precisione cosa si importa da file e cosa si inserisce nell'app. ### Clienti: import da file .xlsx Scarichi il template in Impostazioni, sezione Dati, ci copi le colonne del tuo foglio e carichi il file: al massimo 1 MB e 500 righe. Vedi un'anteprima riga per riga (da creare, da aggiornare, scartata, errore, con il motivo) e nulla viene salvato finché non confermi. Serve il permesso «Gestione utenti del tenant». ### Risorse: si creano nell'app Per bagni, scarrabili, cisterne e le altre risorse non c'è un import da file. Si creano dall'elenco Risorse, anche più di una per volta indicando la quantità, entro il limite di risorse del tuo piano. ### Commesse, fatture e registri passati Non hanno un import da file: restano nel foglio, che conviene conservare. Le nuove commesse partono da Toitrack. Per gli obblighi di conservazione dei documenti già emessi, chiedi al tuo consulente. ### Prova con i tuoi dati La prova gratuita dura 14 giorni: importa i clienti, crea qualche risorsa e segui una commessa dal giro alla fattura, tenendo il foglio come riferimento. I controlli dell'import comprendono email mancante o non valida, partita IVA e codice fiscale con cifra o carattere di controllo non validi, righe duplicate nel file ed email o partita IVA già in uso. Domande frequenti ## Prima di lasciare il foglio Le domande che ci fanno più spesso chi parte da un foglio di calcolo. ### Posso importare in Toitrack i clienti che ho nel foglio? Sì, con un file .xlsx nel template di Toitrack, di al massimo 1 MB e 500 righe. Prima di confermare vedi un'anteprima riga per riga e nulla viene salvato finché non confermi. Serve il permesso «Gestione utenti del tenant». ### Posso continuare a esportare in Excel? Sì: elenchi come risorse, commesse e interventi hanno le azioni «Esporta Excel» ed «Esporta PDF» nel menu della tabella, e «Esporta tutto (Excel)» per l'intero risultato dei filtri, entro un limite di elementi indicato dall'app. ### Come si evita di assegnare la stessa risorsa a due clienti? In un foglio solo con un controllo manuale. In Toitrack l'assegnazione di una risorsa già prenotata nello stesso periodo, o ancora in campo, viene rifiutata, con l'indicazione di chi la blocca e di alternative libere. ### Posso tenere il registro dei rifiuti su un foglio? Per i soggetti iscritti al RENTRI il registro di carico e scarico è digitale, con vidimazione digitale e rettifiche tracciate (DM 59/2023). Stabilire se un foglio sia sufficiente è una verifica da fare con il tuo consulente ambientale. Toitrack tiene il registro con il modulo Rifiuti e un collegamento RENTRI attivo. ### Gli operatori devono scaricare un'app dagli store? No: l'app operatore si apre dal browser del telefono e si può aggiungere alla schermata Home. È inclusa nel piano; il numero di operatori dipende dal dimensionamento. ## Per approfondire - [Alternativa al software desktop](https://www.toitrack.com/alternative/software-desktop) - [Alternativa al gestionale generico](https://www.toitrack.com/alternative/gestionale-generico) - [Funzionalità](https://www.toitrack.com/funzionalita) - [Prezzi](https://www.toitrack.com/prezzi) ## Vuoi vedere i tuoi giri fuori dal foglio? Provalo gratis per 14 giorni sui tuoi casi reali, con i clienti importati dal foglio che hai già. [Prova gratis per 14 giorni](https://www.toitrack.com/contatti) Risposta entro 24 ore · nessun impegno Attiviamo noi il tuo account di prova Per assistenza o una proposta personalizzata scrivici: [info@toitrack.com](mailto:info@toitrack.com) [WhatsApp +39 378 443 5327](https://wa.me/393784435327)